Berikut pembahasan mengenai pengertian dan fungsi Rotary Filing System. Bagi Anda yang bekerja di perkantoran pastinya tidak akan lagi asing dengan suatu perlengkapan yang kemudian dikenal dengan istilah Rotary Filing System.
Jenis perlengkapan pengarsipan ini pastinya akan memberikan kemudahan bagi para pegawai yang sering kali membutuhkan dokumen tertentu dalam waktu yang cepat tanpa harus membuka brankas yang sangat besar. Tidak mengherankan jika hingga kini banyak sekali perkantoran yang memanfaatkannya.
Sayangnya jika Anda menanyakan istilah Rotary Filing System itu kepada orang lain yang bisa jadi tidak berkecimpung dalam dunia perkantoran, pastinya mereka akan bingung untuk memberikan jawaban yang tepat. Bahkan bentuknya pun bisa jadi tidak dimengerti oleh mereka.
Untuk menjawab pertanyaan tersebut berikut ulasan singkat tentang pengertian sekaligus fungsi dari perlengkapan kearsipan yang penting untuk diketahui.
Pengertian Rotary Filing System
Pengertian Rotary Filing System adalah salah satu peralatan kearsipan yang sering kali digunakan untuk menyimpan berbagai berkas ataupun arsip penting lainnya dengan bentuk seperti halnya Filling Cabinet.
Namun yang membedakan antara dua peralatan ini bahwa untuk Rotary Filing System itu sendiri bisa diputar sehingga tidak membutuhkan tempat yang luas dan mampu menjadikan sebagai tempat penyimpanan banyak berkas.
Dalam peredarannya Rotary Filing System atau biasa disebut sistem pengarsipan putar ini didesain dengan beberapa tingkatan, ada yang memiliki tingkatan tiga, empat atau bahkan lima.
Sebuah kantor maupun perusahaan bisa memilih desain tersebut sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Dengan bahan pembuatnya yang cukup kuat seperti besi ataupun logam, peralatan kearsipan ini tidak akan menghabiskan tenaga Anda untuk mencari sebuah dokumen penting.
Jika dilihat sekilas Rotary Filing System ini memanfaatkan sistem Carousel yang nantinya arsip ataupun dokumen penting lainnya yang disimpan dalam suatu map akan ditempatkan memutari sebuah piringan atau tier sekaligus dilengkapi dengan indeks.
Adanya indeks tersebut akan memudahkan siapa saja yang ingin mendapatkan dokumen tertentu tanpa harus membongkar satu per satu.
Fungsi Rotary Filing System
Seperti yang dijelaskan di atas, bahwa fungsi utama dari Rotary Filing System adalah untuk menyimpan berbagai dokumen yang dimasukkan dalam sebuah Map Snelhecter atau Ordner yang sebelumnya di lubangi dahulu dokumen tersebut dengan Perforator.
Dengan memanfaatkan perlengkapan kearsipan ini, kini Anda tidak perlu lagi membeli sebuah almari besar yang bisa jadi harganya mencapai jutaan rupiah. Namun dengan perlengkapan kearsipan ini, maka semua akan tersimpan dengan baik.
Oleh sebab itu penting mengetahui apa itu Rotary Filing System yang ternyata bagian dari perlengkapan kearsipan yang akan membantu dalam menyimpan berkas dokumen untuk nantinya bisa dicari dengan mudah.
Dengan mengusung sistem carousel, semua dokumen akan di indeks sehingga untuk mendapatkannya kembali tidak membutuhkan waktu yang lama juga. Untuk itu jika Anda bekerja dengan banyak dokumen, pastikan peralatan pengarsipan ini ada di kantor Anda.
Harga Rotary Filing System
Untuk harga Rotary Filing System mulai dari Rp 9.000.000 hingga belasan juta rupiah. Harga tersebut tergantung pada merk, bentuk, tingkat penyimpanan dan ukuran dari Rotary Filing System yang dijual. Umumnya di pasaran lebih banyak menjual Rotary Filing System dengan bentuk lemari atau cabinet.
Cara Penggunaan Rotary Filing System
Sebenarnya cara menggunakan Rotary Filing System sangat mudah. Langkah pertama bila Rotary Filing System berbentuk lemari, maka buka dahulu lemari dan kemudian simpan Map Snelhecter atau Ordner sesuai dengan tingkatan dari Rotary Filing System yang ada.
Biasanya Rotary Filing System terdiri dari 2 tingkat, 3 tingkat hingga 5 tingkat. Setiap tingkat tersebut dapat Anda gunakan untuk melakukan sortir Map sesuai dengan Abjad atau Nomor Urut.
Kelebihan Dan Kekurangan Rotary Filing System
Bila Anda ingin menggunakan Rotary Filing System di perusahaan Anda, maka dua aspek ini harus dipahami agar nanti setelah membeli dan menggunakan Rotary Filing System tidak timbul permasalahan baru. Berikut manfaat / kelebihan dan kekurangan Rotary Filing System.
Kelebihan Rotary Filing System
- Mampu menyimpan banyak Map Snelhecter dan Ordner sekaligus
- Dapat menghindari kerusakan pada dokumen yang disimpan
- Memiliki tingkat yang mampu berputar
- Dapat diposisikan di ruangan yang sempit
- Terdapat indeks untuk mempermudah pencarian dokumen
- Terbuat dari bahan logam atau besi
Kekurangan Rotary Filing System
- Memiliki harga yang cukup mahal
- Tidak dapat menjaga dokumen saat terjadi kebakaran
Menghitung Kebutuhan Ruang Sebelum Membeli
Bagian ini yang paling sering dilewati. Rotary filing system berputar pada porosnya, jadi ruang yang dibutuhkan bukan sekadar luas alas unitnya, melainkan lingkaran bebas di sekelilingnya. Unit dengan diameter 90 cm butuh sisa ruang minimal 50 cm di sisi operator supaya map bisa diambil tanpa menabrak meja atau dinding. Total sekitar 1,4 meter.
Bandingkan dengan filing cabinet biasa. Laci yang ditarik penuh menjulur sekitar 60 cm ke depan, ditambah ruang berdiri petugas sekitar 40 cm, jadi kira-kira 1 meter. Selisihnya tidak besar, tapi arah pemakaiannya berbeda: rotary butuh ruang melingkar, filing cabinet butuh ruang lurus ke depan.
Cara menghitungnya sederhana. Ukur panjang dan lebar area kosong yang tersedia, lalu tandai lingkaran berdiameter unit ditambah 100 cm di lantai memakai lakban. Kalau lingkaran itu memotong jalur lalu lalang orang, ruangan Anda belum siap. Kesalahan paling umum adalah memesan unit lebih dulu, baru mengukur setelah barang datang.
Sistem Penataan Arsip di Dalamnya
Unitnya berputar, tapi isinya tetap perlu aturan. Lima sistem yang lazim dipakai:
- Abjad: berdasarkan nama orang atau perusahaan, cocok untuk arsip pelanggan.
- Tanggal: kronologis, biasanya untuk faktur dan surat masuk.
- Nomor: memakai kode urut, sering dibantu numerator agar penomorannya konsisten.
- Subjek: dikelompokkan per topik seperti kepegawaian atau keuangan.
- Wilayah: dipisah per kota atau per cabang.
Beri kode warna pada tab map supaya kelompok arsip terbaca dari jarak dua meter. Untuk dokumen tipis yang belum dijilid, stopmap masih lebih praktis daripada langsung dimasukkan ke dalam pocket rotary.
Perawatan Mekanisme Putar
Bagian yang rusak duluan hampir selalu bearing dan rel putarnya. Penyebabnya satu: beban berlebih. Batas beban tiap tingkat berbeda antar merek dan tercantum di lembar spesifikasi bawaannya, tetapi banyak kantor mengisi satu tingkat sampai penuh sementara tingkat lain nyaris kosong. Putarannya jadi berat sebelah lalu macet.
Sebarkan beban merata ke semua tingkat. Bersihkan jalur rel dari debu dan klip yang jatuh setiap tiga bulan, karena binder clip yang terselip di rel cukup untuk mengganjal putaran. Lumasi poros setahun sekali dengan gemuk tipis, bukan oli cair.
Kesimpulan
Rotary filing system belum tentu jawaban untuk setiap kantor. Kalau arsip aktif Anda masih di bawah 1.500 map, rak arsip biasa atau dua filing cabinet sudah lebih dari cukup dan jauh lebih murah. Alat ini baru terasa nilainya saat volume arsip besar sementara luas lantai terbatas.
Ukur ruangannya dulu, tentukan sistem penataannya, baru bicara pembelian. Urutan itu jangan dibalik.
Itulah penjelasan singkat mengenai salah satu peralatan kantor untuk bagian kearsipan. Semoga pembahasan diatas dapat menambah wawasan Anda. Sekian pengertian dan fungsi Rotary Filing System semoga bermanfaat.
