Tahukah Anda fungsi dan pengertian filling cabinet? Jika Anda merupakan pekerja kantoran atau mahasiswa yang memiliki banyak sekali berkas-berkas dokumen, maka Anda pasti tidak asing dengan istilah filing cabinet.
Peralatan satu ini merupakan salah satu dari sekian banyak peralatan kantor yang sangat berguna untuk merapikan dokumen-dokumen atau file-file yang berbentuk kertas.
Filling cabinet sangat dibutuhkan terlebih karena efisiensinya untuk mengelompokkan, merapikan dan menyimpan dokumen-dokumen, arsip-arsip, serta file-file dari kertas yang sering kali mudah rusak, berantakan, dan mudah hilang.
Selain itu ada banyak jenis dari filling kabinet itu sendiri. Dan jika Anda memiliki keinginan untuk membeli filling cabinet, tidak ada salahnya untuk mengetahui dulu pengertian dan fungsi filing cabinet secara umum.
Pengertian Filling Cabinet Dan Fungsinya
Pengertian Filling Cabinet
Pengertian Filling cabinet adalah lemari khusus yang terbuat dari bahan dasar logam dan berukuran tegak lurus, sama halnya dengan lemari biasanya namun memiliki fungsi khusus. Filling cabinet juga memiliki bentuk yang mirip dengan sebuah brankas.
Pada umumnya filling cabinet sering disebut sebagai lemari arsip dikarenakan isi filling cabinet terdiri dari berbagai map dan Ordner. Filling cabinet memang menjadi salah satu dari peralatan kantor yang sangat dibutuhkan karena fungsi dan kegunaannya.
Pada filling cabinet terbagi dalam beberapa kotak menyimpan arsip atau dokumen yang tersusun secara vertikal dari atas ke bawah. Biasanya untuk mempermudah pencarian dokumen, maka dibuat susunan arsip berdasarkan abjad.
Fungsi Filling Cabinet
Fungsi filling cabinet adalah sebagai tempat atau media untuk menyimpan arsip-arsip ataupun dokumen-dokumen penting milik pribadi ataupun perusahaan. Berdasarkan jumlah kotak yang membaginya, filling cabinet juga terdapat beberapa macam. Ada filling cabinet dengan satu laci, dua laci, dan juga tiga laci sampai lima laci.
Fungsi filling cabinet ini tentu akan semakin efisien jika ukurannya juga lebih besar. Namun tetap saja banyaknya jumlah kotak ini juga harus disesuaikan dengan kebutuhan dari kantor atau perusahaan Anda.
Selain itu fungsi filling cabinet juga lebih penting saat ini, karena kebanyakan perusahaan ataupun kantor memilihnya sebagai media atau tempat mereka untuk menyimpan dokumen-dokumen, arsip-arsip, ataupun file-file berupa kertas, karena kualitas dan ketahanan yang jelas lebih baik daripada lemari kayu biasa. Selain itu filling cabinet juga mudah untuk dipindah-pindah posisinya daripada lemari kayu biasa.
Harga Filling Cabinet
Harga filling cabinet merupakan aspek lain yang patut untuk diperhatikan selain dari fungsi filling kabinet itu sendiri. Pada umumnya harganya akan sangat bervariasi tergantung pada ukurannya. Selain itu faktor merk itu sendiri juga akan menentukan harganya.
Ada beberapa merk filing cabinet terkenal diantaranya adalah Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko, dan lain-lain. Harga filling cabinet yang didapat dari berbagai Ecommerce terpercaya seperti Tokopedia tertera harga filing cabinet 2 laci mulai dari Rp 500.000 sampai Rp 2.000.000, namun untuk filling cabinet tahan api (Fire Resistant) bisa mencapai harga Rp 7.000.000,-.
Untuk filling cabinet 3 laci mulai dari harga Rp 700.000 sampai Rp 3.000.000 dan untuk filling cabinet Fireproof 3 laci Rp 15.000.000,-. Adapun referensi harga untuk filling cabinet 4 laci mulai dari harga Rp 900.000 sampai 6.000.000 dan untuk filling cabinet 4 laci tahan api Rp 19.000.000,-. Untuk filling cabinet 5 laci berkisar dari harga Rp 2.500.000 sampai Rp 8.000.000,-.
Lantas dimana tempat membeli filing cabinet bila di offline store? Untuk membeli filling cabinet Anda cukup mendatangi toko penjual peralatan kantor dan menanyakan ketersediaan jenis yang Anda butuhkan.
Filing atau Filling, Mana yang Benar
Dua ejaan ini beredar bersamaan dan sering membingungkan saat mencari barangnya.
Dalam bahasa Inggris, yang benar adalah filing cabinet, dari kata to file yang berarti mengarsipkan. Kata filling dengan dua huruf L berarti mengisi, jadi secara harfiah tidak ada hubungannya dengan arsip.
Meski begitu, ejaan filling cabinet justru jauh lebih umum dipakai di katalog toko dan lokapasar Indonesia. Praktisnya, coba dua-duanya saat mencari. Barangnya sama, dan hasil pencarian yang muncul sering berbeda.
Memilih Jumlah Laci dan Menghitung Ruangnya
Filing cabinet umumnya dijual dalam pilihan 2, 3, dan 4 laci. Semakin banyak lacinya semakin tinggi badannya, dan di sinilah masalahnya muncul.
Laci paling atas pada unit 4 laci berada di ketinggian yang membuat orang harus mengangkat tangan tinggi-tinggi. Kalau arsip yang paling sering diambil ditaruh di sana, pekerjaan sehari-hari jadi melelahkan. Simpan arsip aktif di laci tengah, dan arsip lama di laci paling atas atau paling bawah.
Soal ruang, yang perlu diukur bukan luas alas lemarinya, melainkan ruang di depannya. Laci yang ditarik penuh menjulur sekitar 60 cm, ditambah ruang berdiri sekitar 40 cm. Sediakan kurang lebih satu meter kosong di depan lemari. Kalau dua unit dipasang berhadapan, jarak antarkeduanya harus lebih lega lagi supaya dua orang bisa membuka laci bersamaan.
Untuk memperkirakan kapasitasnya, jangan menebak dari jumlah dokumen. Ukur tebal tumpukan map yang Anda punya sekarang, lalu bandingkan dengan kedalaman laci. Cara itu jauh lebih akurat daripada menghitung lembar.
Yang Perlu Diperiksa Sebelum Membeli
Ada empat hal yang menentukan lemari ini bertahan lima tahun atau setahun.
Pengunci laci ganda. Unit yang baik hanya mengizinkan satu laci terbuka pada satu waktu. Tanpa itu, membuka dua laci atas sekaligus saat keduanya penuh bisa membuat lemari terjungkal ke depan. Ini soal keselamatan, bukan kenyamanan.
Rel laci. Tarik lacinya sampai mentok di toko. Rel yang bagus tetap ringan saat laci penuh dan tidak bergoyang di ujung tarikan.
Alas lemari. Logam yang bersentuhan langsung dengan lantai lembap akan berkarat dari bawah, dan karat itu baru ketahuan saat sudah menjalar. Pilih yang punya kaki, atau beri alas.
Kunci dan cadangannya. Pastikan anak kuncinya lebih dari satu sejak awal. Mencari duplikat kunci lemari arsip bekas jauh lebih sulit daripada yang dibayangkan.
Kesimpulan
Filing cabinet dipilih saat arsip kertas sudah terlalu banyak untuk ordner di rak terbuka, tetapi belum cukup banyak untuk menuntut rotary filing system yang jauh lebih mahal.
Tiga hal menentukan pilihannya. Jumlah laci disesuaikan tinggi jangkauan pemakainya, bukan sekadar kapasitas. Ruang di depan lemari harus disediakan sekitar satu meter. Pengunci laci ganda sebaiknya tidak ditawar, karena lemari penuh yang terjungkal berbahaya.
Sebelum membeli, tentukan dulu sistem penataan arsipnya. Lemari bisa ditambah kapan saja, sedangkan mengubah cara penataan setelah ribuan berkas masuk jauh lebih mahal. Peralatan pendukung lain bisa dilihat di jenis peralatan kearsipan.
Setiap daerah akan memiliki jenis, merk dan harga yang berbeda-beda. Bila tidak ingin repot sebenarnya Anda juga dapat membeli Filling Cabinet secara online. Sekian pembahasan dari Makin Tahu mengenai pengertian filling cabinet dan fungsinya.
