Apa itu Ordner dan berbagai fungsinya di perusahaan? Berikut pembahasan pengertian ordner dan fungsinya sebagai penunjang proses pengarsipan dokumen. Sekarang penggunaan peralatan kantor semakin berkembang seiring masuknya berbagai peralatan elektronik penunjang seperti komputer.
Dengan adanya komputer mampu menunjang segala aktivitas pekerjaan setiap karyawan. Mulai dari menyimpan data dalam bentuk teks, gambar, video, audio dan format lainnya (Soft Copy). Namun tidak bisa dipungkiri juga bahwa alat kantor satu ini juga masih sering digunakan oleh divisi administrator dalam melakukan pengarsipan dokumen penting, yaitu Ordner atau Map Brief Ordner.
Umumnya administrator pasti mengetahui apa itu Ordner, namun lain halnya dengan pekerja yang masih baru di perusahaan. Biasanya dokumen penting seperti surat jalan, kwitansi, bukti pembayaran dan dokumen lainnya akan terus bertambah setiap hari, maka dari itu penting dilakukannya pengarsipan (Hard Copy) yang dapat membuat setiap dokumen menjadi lebih rapi sesuai dengan kelompoknya.
Memang setiap kegiatan terkecil sekalipun harus terekam dalam bentuk administrasi di dalam perusahaan. Hal ini akan membantu perusahaan juga dalam melihat setiap dokumen yang dibutuhkan suatu saat nanti. Berikut pembahasan mengenai pengertian ordner yang penting untuk diketahui.
Pengertian Ordner
Pengertian Ordner adalah map besar yang mampu menyimpan berbagai dokumen penting dan memiliki bentuk kotak berwarna yang menggunakan bahan karton tebal disertai penjepit kertas di tengahnya (Ring Binder). Ordner juga terkadang disebut sebagai Map Arsip / Folder Besar yang mampu menampung banyak kertas.
Warna Brief Ordner sangat bervariasi mulai dari warna terang seperti merah, orange, biru, ungu, hijau, pink, abu-abu dan lainnya. Ada pula tersedia Ordner dengan warna yang gelap seperti hitam, hijau tua, biru dongker, merah marun dan lainnya.
Selain menggunakan penggabungan kertas dan bahan karton tebal atau PVC yang kaku, ada pula Ordner yang terbuat dari bahan Plastik dan Light Polyfoam yang tidak terlalu tebal. Namun kelemahannya, yaitu mudah meninggalkan bekas jika tertekan atau terlipat.
Untuk Ordner dengan kualitas premium biasanya cover Ordner di press dengan bahan kulit. Sekarang Anda sudah memahami apa yang dimaksud dengan Ordner. Selanjutnya akan dibahas mengenai kegunaan atau fungsi Ordner dan bagian yang terdapat pada Ordner.
Pada Ordner ada pula bagian penting yang memiliki fungsi nya masing-masing, seperti Pengunci Rado, Label, Finger Ring dan Ring Binder.
Fungsi Ordner
Fungsi Ordner adalah membantu menyimpan dan mengelompokan setiap arsip atau dokumen berdasarkan pengelompokan yang diinginkan. Ordner yang masuk sebagai kategori peralatan kearsipan, biasanya banyak digunakan di puskesmas, klinik, kantor, toko, universitas, sekolah dan lainnya.
Anda dapat melakukan pengelompokan arsip dengan menggunakan berbagai metode seperti sistem abjad, tanggal, nomor, pokok masalah dan wilayah. Teknik pengelompokan ini mampu membantu Anda untuk mencari arsip yang diinginkan dengan cepat dan mudah.
Bila Anda menggunakan sistem Abjad (tautan eksternal), maka setiap Ordner dapat dikelompokan berdasarkan Abjad dengan memberikan keterangan Abjad pada Label yang berada dibelakang Ordner atau menyekat isi sebuah Ordner dengan karton penyekat Abjad.
Begitu pula dengan pengelompokan arsip dengan metode tanggal dan nomor. Anda hanya perlu mengidentifikasi sebuah dokumen sesuai pengelompokan yang telah dibuat.
Fungsi Setiap Bagian Ordner
Telah disebutkan sebelumnya bahwa di Ordner terdapat bagian penting seperti Pengunci Rado yang berfungsi untuk membuat Ordner dapat tetap berdiri kokoh walaupun dokumen di dalamnya terisi penuh. Pengunci Rado telah hadir di beberapa Merk Ordner yang dijual di Indonesia.
Untuk mengetahui Ordner tersebut telah memiliki Pengunci Rado ada dengan melihat cover Ordner apakah sudah memiliki rongga bolong untuk Ring Binder atau tidak.
Label yang berada di belakang Ordner berfungsi untuk menuliskan informasi keterangan, kode atau data lainnya yang ingin ditampilkan untuk mempermudah pencarian dokumen. Penempatan Ordner pada rak arsip memang sengaja menghadap terbalik atau seperti penyusunan buku di perpustakaan.
Hal ini agar saat pencarian dokumen lebih mudah, karena Anda hanya perlu mencari kode yang tertera pada label. Ada pula Finger Ring atau ring bolong yang terdapat tepat dibawah area label, berfungsi untuk menarik Ordner dari rak arsip.
Selanjutnya ada Ring Binder yang berfungsi untuk menahan kertas yang berada di dalam Ordner. Biasanya Ring Binder dalam Ordner tersedia 2 hingga 4 Ring Binder yang juga dilengkapi dengan penahan kertas.
Cara Menggunakan Ordner
Bagaimana cara menggunakan Ordner? Sebenarnya cara menggunakan ordner sangat mudah. Pertama Anda perlu melubangi kertas arsip yang akan dimasukan ke dalam ordner dengan pelubang kertas dua pelubang (Perforator).
Sebaiknya arah saat melubangi kertas searah atau seragam untuk semua kertas dan saat di simpan ke ordner kertas tidak melewati area ordner. Hal ini untuk membuat kertas yang bertumpuk menjadi lebih rapi dan tidak mudah cepat rusak.
Kemudian buka Ring Binder dan letakan kertas sesuai dengan area yang telah dilubangi. Selanjutnya tutup kembali Ring Binder, maka Ordner sudah dapat disimpan kembali ke rak arsip. Pastikan Anda menempatkan Ordner sesuai dengan kelompok arsip.
Berikan informasi pada label yang terdapat di punggung Ordner dan letakkanlah Order pada rak arsip dengan punggung yang menghadap keluar agar mudah dibaca area labelnya.
Kelebihan Ordner
Kelebihan dari penggunaan Ordner adalah pengarsipan banyak dokumen menjadi lebih mudah dan cepat. Selain melakukan pengarsipan dokumen, saat melakukan pencarian dokumen lama pun menjadi lebih mudah. Hal ini dikarenakan terdapatnya keterangan pada label setiap Ordner yang disusun di rak arsip.
Kelebihan Ordner yang lainnya adalah sebuah ordner mampu menampung dokumen dengan ukuran A3, A4, A5 dan Folio hingga setebal 5 cm, 7 cm dan 10 cm. Untuk kelebihan Ordner yang paling penting adalah Ordner mampu menjaga dokumen yang tersimpan di dalamnya dalam jangka waktu bertahun-tahun.
Kekurangan Ordner
Sebenarnya ukuran dan ketebalan dari Ordner dapat disesuaikan dengan dokumen yang akan di arsipkan. Untuk kekurangan dari Ordner adalah bahan yang digunakan akan mudah terbakar jika terpapar api. Sebaiknya untuk meletakan Ordner di rak arsip dengan ruangan yang sejuk dan aman.
Merk Ordner
Untuk saat ini merk yang tersedia di pasaran E-Commerce Indonesia seperti Tokopedia, Bukalapak dan Shopee menyediakan berbagai merk Brief Ordner seperti Ordner Bantex, Ordner Bindex, Bintang, Gema, Sahata, Leitz, Index, Benex Labela dan lainnya.
Harga Ordner
Untuk harga Ordner dimulai dari belasan ribu hingga puluhan ribu untuk 1 Ordner. Bila Anda ingin membeli Ordner, maka pastikan untuk mengetahui ukuran dokumen yang akan di arsipkan. Untuk bahan Ordner sekarang sudah banyak varian dari yang Eco Friendly hingga ada yang mampu bertahan hingga lebih dari 5 tahun.
Untuk meningkatkan fungsi dan kegunaan Ordner, maka sekarang telah hadir jasa custom atau cetak Ordner dengan desain yang dapat disesuaikan dengan keinginan perusahaan. Anda dapat melakukan permintaan Ordner sesuai kebutuhan administrasi perusahan seperti penambahan logo, kode dan informasi lainnya.
Ordner, Snelhecter, atau Stopmap
Ketiganya sama-sama menyimpan kertas, dan sering tertukar saat membeli. Pembedanya sederhana: seberapa permanen berkas itu akan disimpan.
Stopmap tidak melubangi kertas dan tidak menguncinya, jadi isinya mudah keluar masuk. Ia untuk berkas yang urusannya belum selesai, misalnya lamaran yang akan diserahkan atau dokumen yang menunggu tanda tangan. Rinciannya ada di ulasan pengertian dan fungsi stopmap.
Map snelhecter melubangi kertas lalu menjepitnya, sehingga urutan halaman terkunci. Kapasitasnya sedang, sekitar seratus lembar, dan cocok untuk laporan, proposal, atau skripsi yang urutannya punya arti. Pembahasannya ada di ulasan pengertian map snelhecter.
Ordner berada di ujung yang paling permanen. Punggungnya lebar, cincin besinya menahan ratusan lembar, dan ia dibuat untuk berdiri di rak selama bertahun-tahun. Inilah pilihan untuk arsip yang jumlahnya terus bertambah seperti faktur, bukti setoran, dan surat masuk.
Kapan Harus Pindah ke Ordner
Patokan yang mudah diingat: begitu berkas yang sejenis sudah melewati sekitar 100 lembar dan masih akan bertambah, map snelhecter tidak lagi memadai. Penjepitnya sulit ditutup rapat dan lubang kertas paling bawah mulai tertarik sampai sobek.
Sebaliknya, memakai ordner untuk sepuluh lembar juga bukan penghematan. Punggungnya yang lebar memakan ruang rak, dan rak yang isinya ordner setengah kosong akan penuh jauh lebih cepat daripada seharusnya.
Kalau jumlah ordner sendiri sudah melewati sepuluh, persoalannya berpindah dari map ke tempat menyimpannya, dan di titik itu filing cabinet atau rak arsip mulai masuk akal.
Di Mana Membeli Ordner, dan Apakah Ada di Minimarket
Pertanyaan yang paling sering muncul: apakah ordner dijual di minimarket seperti Alfamart atau Indomaret?
Jawaban jujurnya, jangan mengandalkan minimarket untuk barang ini. Rak alat tulis di gerai minimarket dirancang untuk barang kecil yang cepat berputar, seperti pulpen, buku tulis, amplop, dan lem. Ordner bentuknya besar, perputarannya lambat, dan memakan ruang rak yang mahal. Kalaupun ada di gerai tertentu, pilihan ukuran dan warnanya biasanya cuma satu.
Empat tempat yang jauh lebih pasti:
- Toko alat tulis kantor. Pilihan merek dan ukurannya paling lengkap, dan bisa dilihat langsung sebelum dibeli.
- Toko buku besar. Stoknya stabil, meski harganya biasanya di atas toko ATK.
- Lokapasar. Paling mudah membandingkan harga, tetapi perhatikan ongkos kirimnya karena ordner berat dan memakan volume.
- Distributor perlengkapan kantor. Masuk akal kalau Anda membeli lusinan sekaligus, karena harga per unitnya turun jauh.
Cara tercepat memastikan tanpa datang ke gerai: buka aplikasi resmi jaringan minimarketnya lalu cari kata kuncinya. Stok tiap gerai berbeda, dan aplikasi menampilkan yang tersedia di gerai terdekat.
Satu catatan soal ejaan. Banyak toko dan lokapasar menuliskannya odner tanpa huruf R. Coba dua-duanya saat mencari, karena hasil yang muncul sering berbeda jauh.
Kesimpulan
Ordner dipilih untuk arsip yang akan disimpan lama dan jumlahnya terus bertambah, bukan untuk berkas yang masih berpindah tangan. Dua hal menentukan apakah ia benar-benar berguna: lebar punggung yang sesuai volume arsipnya, dan label yang ditulis pada hari yang sama saat ordner pertama kali dipakai. Ordner tanpa label berubah jadi kotak yang tetap harus dibuka satu per satu, dan itu persis masalah yang ingin dihindari sejak awal.
Untuk membuat Ordner atau Map Brief Ordner Custom, maka Anda dapat menghubungi pihak percetakan terkait dengan jasa tersebut. Sekian penjelasan mengenai Ordner yang dapat Tim Makin Tahu berikan. Semoga artikel pengertian ordner dan fungsi ordner mampu menambah pengetahuan Anda mengenai peralatan pengarsipan di kantor.
