Daftar belanja alat tulis kantor gampang membengkak. Ada puluhan barang yang terlihat berguna di etalase, tetapi hanya sebagian kecil yang benar-benar dipakai setiap hari. Sisanya berakhir di laci paling bawah, utuh, sampai lupa pernah dibeli. Tulisan ini membatasi diri pada yang benar-benar terpakai, beserta alasan kenapa satu jenis dipilih dan bukan jenis lain.
Alat yang Dipakai Hampir Setiap Hari
Stapler
Alat yang paling sering dipakai sekaligus paling sering dibeli dengan ukuran yang salah. Untuk meja kerja pribadi, stapler kecil yang memakai isi nomor 10 sudah cukup, kemampuannya sekitar sepuluh sampai dua puluh lembar. Untuk berkas tebal seperti laporan atau proposal, dibutuhkan stapler besar dengan isi nomor 24/6 atau lebih.
Satu kesalahan yang sering terjadi adalah mencampur isi staples yang tidak sesuai ukurannya, dan itulah penyebab paling umum staples macet. Kalau perlu mengetahui cara memakainya dengan benar termasuk saat isinya tersangkut, sudah dibahas terpisah di ulasan pengertian dan cara menggunakan stapler.
Perforator
Pelubang kertas. Wajib ada begitu kantor mulai memakai ordner atau map snelhecter, karena tanpa lubang keduanya tidak bisa dipakai. Perforator dua lubang adalah standar yang paling umum di Indonesia, dengan jarak antar lubang 8 sentimeter, dan itu cocok dengan hampir semua ordner yang dijual di sini.
Yang membedakan perforator murah dan mahal terutama kemampuan melubangi sekaligus. Yang murah biasanya kuat sampai sepuluh lembar, yang lebih baik bisa dua puluh sampai tiga puluh. Memaksa melubangi lebih dari kemampuannya membuat mata pisaunya tumpul lebih cepat. Rinciannya ada di ulasan perforator.
Binder Clip
Penjepit hitam bermulut lebar ini punya satu keunggulan yang tidak dimiliki stapler: kertas tidak berlubang, dan jepitannya bisa dilepas kapan saja. Untuk dokumen yang masih akan direvisi, atau untuk berkas yang halamannya masih mungkin bertambah, ini pilihan yang lebih tepat.
Ukurannya bermacam-macam, dari 15 milimeter untuk beberapa lembar sampai 51 milimeter untuk tumpukan tebal. Menyediakan dua ukuran saja di meja biasanya sudah menutup hampir semua kebutuhan. Pembahasan lengkapnya ada di ulasan binder clip.
Stopmap
Untuk berkas yang sedang berjalan dan belum selesai urusannya. Kelebihannya justru pada kesederhanaannya: kertas masuk dan keluar tanpa dilubangi. Menyediakan beberapa stopmap dengan warna berbeda di meja adalah cara termurah membedakan berkas yang menunggu tanda tangan, yang perlu ditindaklanjuti, dan yang siap diarsipkan.
Alat yang Dibutuhkan Sebagian Kantor Saja
Numerator
Stempel bernomor yang angkanya bertambah sendiri setiap kali ditekan. Kantor yang mengeluarkan kuitansi, nota, atau surat bernomor urut akan sangat terbantu, karena penomoran manual hampir pasti menghasilkan nomor lompat atau kembar cepat atau lambat. Kantor yang tidak menangani dokumen bernomor tidak perlu membelinya sama sekali. Cara kerjanya dijelaskan di ulasan numerator.
Penggaris Logam
Terdengar kuno, tetapi penggaris plastik akan tergores dan akhirnya terpotong bila sering dipakai sebagai penuntun cutter. Penggaris logam bertahan bertahun-tahun untuk pekerjaan yang sama.
Bantalan Stempel dan Tintanya
Sering dibeli bersama stempelnya lalu tidak pernah diisi ulang. Padahal bantalan yang kering membuat hasil stempel samar dan dokumen harus dicetak ulang. Satu botol tinta cadangan di laci menyelesaikan masalah yang berulang ini.
Yang Sering Dibeli Tapi Jarang Terpakai
Beberapa barang hampir selalu ada di daftar belanja standar, padahal pemakaiannya rendah di kebanyakan kantor sekarang:
- Pembuka staples ukuran besar. Yang kecil sudah cukup untuk hampir semua keperluan.
- Paper clip berbagai ukuran sekaligus. Satu ukuran sedang biasanya menutup 90 persen kebutuhan.
- Buku agenda cetak. Sebagian besar jadwal sekarang tersimpan di ponsel, dan agenda cetak sering berhenti terisi di bulan kedua.
- Tip-ex cair. Lebih lambat kering dan lebih berantakan dibanding versi pita, dan untuk dokumen resmi koreksi cair justru sering tidak diperbolehkan.
Menata Meja agar Alatnya Benar-benar Terpakai
Aturan yang sederhana: barang yang dipakai setiap hari harus bisa diraih tanpa berdiri, barang yang dipakai mingguan boleh di laci, dan barang yang dipakai bulanan sebaiknya di lemari bersama. Alat tulis yang disimpan terlalu jauh akan digantikan kebiasaan lain, dan alat tulis yang menumpuk di permukaan meja membuat semuanya sama-sama sulit dicari.
Satu kebiasaan kecil yang sangat membantu adalah menyediakan satu tempat pengembalian di setiap ruangan, berupa kotak atau nampan tempat semua alat pinjaman dikembalikan. Stapler yang hilang di kantor hampir selalu bukan hilang, hanya tertinggal di meja orang lain.
FAQ
Apa saja alat tulis kantor yang paling dasar?
Untuk satu meja kerja, lima ini sudah cukup: pulpen, stapler beserta isinya, perforator, binder clip, dan beberapa stopmap. Sisanya menyesuaikan jenis pekerjaan.
Lebih baik binder clip atau stapler?
Berbeda kegunaannya. Stapler untuk dokumen yang sudah final dan tidak akan berubah lagi, binder clip untuk dokumen yang masih mungkin direvisi atau bertambah halamannya. Menstapler draf yang masih akan diperbaiki hanya menghasilkan lubang di setiap salinannya.
Kenapa staples sering macet?
Penyebab paling sering adalah ukuran isi yang tidak sesuai dengan staplernya, misalnya isi nomor 24/6 dipaksakan ke stapler yang dirancang untuk nomor 10. Penyebab kedua adalah menstapler kertas melebihi kemampuannya. Keduanya membuat staples bengkok di dalam dan menyangkut.
Kesimpulan
Meja kerja tidak perlu lengkap, cukup tepat. Lima alat dasar, yaitu pulpen, stapler, perforator, binder clip, dan stopmap, sudah menutup hampir semua pekerjaan harian, dan sisanya sebaiknya dibeli setelah kebutuhannya benar-benar muncul. Membeli sesuai kebutuhan nyata jauh lebih hemat daripada membeli paket lengkap yang setengah isinya tidak pernah dibuka.
