Dua alat ini sering muncul berdampingan dalam penawaran furnitur kantor, dengan selisih harga yang cukup jauh. Keduanya menyimpan arsip dalam jumlah besar, tetapi cara kerjanya bertolak belakang. Yang satu menarik laci ke depan, yang lain memutar rak. Perbedaan sederhana itu menentukan berapa luas ruangan yang dibutuhkan, berapa cepat berkas ditemukan, dan berapa besar biaya yang keluar.
Cara Kerjanya Berbeda Sejak Awal
Filing cabinet adalah lemari berlaci. Berkas berdiri berjajar di dalam laci, dan untuk mengambilnya laci ditarik keluar. Satu unit umumnya punya dua sampai empat laci, dan tiap laci menampung berkas dalam satu barisan.
Rotary filing system bekerja seperti rak berputar. Berkas disusun pada tingkat-tingkat yang bisa diputar pada porosnya, sehingga bagian belakang bisa dibawa ke depan tanpa pengguna harus berpindah tempat. Penjelasan mekanismenya ada di ulasan rotary filing system, sedangkan untuk lemari berlaci bisa dilihat di ulasan filing cabinet.
Kebutuhan Ruangan: Yang Sering Terlupakan
Ini biasanya jadi penentu, dan sering baru disadari setelah barangnya datang. Filing cabinet butuh ruang kosong di depannya, karena laci harus bisa ditarik penuh. Untuk laci ukuran folio, ruang tambahan itu bisa mencapai 60 sentimeter. Kalau dua unit dipasang saling berhadapan di lorong sempit, salah satunya tidak akan bisa dibuka.
Rotary filing system tidak perlu ruang buka ke depan, tetapi butuh ruang bebas mengelilingi porosnya agar bisa berputar. Ia lebih ramah untuk ruangan berbentuk kotak dengan satu titik akses di tengah, dan kurang cocok untuk ruangan sempit memanjang.
Cara paling mudah memastikannya: ukur dulu ruangannya, gambar posisi alatnya di lantai dengan lakban kertas, lalu coba berdiri dan berjongkok di depannya. Setengah jam ini menghemat banyak penyesalan.
Kapasitas dan Kecepatan Mencari
Untuk luas lantai yang sama, rotary filing system umumnya memuat lebih banyak berkas, karena ruang yang biasanya dipakai untuk membuka laci ikut terpakai menyimpan. Ia juga lebih cepat saat dokumen yang dicari tersebar di banyak kelompok, karena satu putaran menggantikan langkah membuka dan menutup beberapa laci.
Filing cabinet unggul dalam hal yang berbeda: berkasnya terbagi dalam kotak-kotak yang jelas. Satu laci sama dengan satu kelompok arsip, dan pembagian itu mudah dipahami orang baru tanpa perlu dijelaskan. Untuk kantor yang penanggung jawab arsipnya sering berganti, kejelasan ini bernilai.
Keamanan Dokumen
Hampir semua filing cabinet punya kunci, dan sebagian memungkinkan tiap laci dikunci terpisah. Untuk dokumen kepegawaian, kontrak, atau data pribadi karyawan, kemampuan mengunci sebagian arsip saja sering menjadi alasan utama memilihnya.
Rotary filing system biasanya lebih terbuka. Ada model yang dilengkapi penutup, tetapi sifat dasarnya adalah akses cepat untuk banyak orang, bukan pembatasan akses. Bila kantor menyimpan dokumen yang aksesnya harus dibatasi, kombinasi keduanya sering jadi jawaban: rotary untuk arsip operasional, satu filing cabinet terkunci untuk berkas sensitif.
Harga dan Biaya Jangka Panjang
Filing cabinet lebih murah di harga awal dan bisa dibeli satu per satu sesuai kebutuhan. Rotary filing system harganya lebih tinggi karena ada mekanisme putar di dalamnya, dan biasanya dibeli sekaligus dalam satu unit besar.
Yang perlu diperhitungkan bukan hanya harga barangnya. Kalau tambahan berkas membuat kantor harus menyewa ruang lebih luas, penghematan ruang dari rotary bisa lebih besar daripada selisih harganya. Sebaliknya, untuk kantor yang arsipnya tumbuh pelan, membeli beberapa filing cabinet secara bertahap jauh lebih masuk akal daripada membeli satu unit besar yang setengahnya kosong selama tiga tahun.
Mana yang Cocok untuk Kantor Anda
- Arsip di bawah sekitar 5.000 berkas dan tumbuh pelan. Filing cabinet. Beli sesuai kebutuhan, tambah kalau penuh.
- Arsip besar tetapi ruangannya terbatas. Rotary filing system, karena inilah keunggulan utamanya.
- Banyak orang mengakses arsip yang sama setiap hari. Rotary, karena tidak ada laci yang saling menghalangi.
- Ada dokumen yang aksesnya harus dibatasi. Filing cabinet berkunci, minimal untuk kelompok berkas itu.
- Ruangan sempit memanjang. Filing cabinet yang ditempel ke dinding, dengan catatan lorong di depannya cukup lebar.
Sebelum memutuskan, ada baiknya melihat dulu alat lain yang mungkin lebih pas untuk volume arsip Anda sekarang. Beberapa kantor sebenarnya belum membutuhkan keduanya, dan cukup dengan rak arsip biasa. Pilihannya cukup banyak, dan sudah dibahas di daftar jenis peralatan kearsipan.
FAQ
Apakah rotary filing system pasti lebih hemat tempat?
Hemat tempat kalau dibandingkan pada jumlah berkas yang sama dan ruangannya memungkinkan ia berputar bebas. Di ruangan sempit memanjang, keunggulan itu hilang karena ruang putarnya tidak tersedia.
Bisakah keduanya dipakai bersamaan?
Bisa, dan untuk banyak kantor justru inilah susunan yang paling praktis. Rotary dipakai untuk arsip aktif yang sering dibuka, filing cabinet berkunci untuk dokumen sensitif dan arsip inaktif.
Berapa lama umur pakainya?
Keduanya bisa bertahan sangat lama karena rangkanya besi. Bagian yang paling dulu bermasalah biasanya rel laci pada filing cabinet dan mekanisme putar pada rotary, terutama bila dibebani melebihi kapasitas. Membaca batas beban per laci atau per tingkat sebelum membeli akan menghemat biaya perbaikan di kemudian hari.
Kesimpulan
Filing cabinet menang pada harga awal, kejelasan pembagian, dan kemampuan mengunci. Rotary filing system menang pada kepadatan penyimpanan dan kecepatan akses untuk banyak orang. Yang menentukan bukan mana yang lebih canggih, melainkan bentuk ruangan yang Anda punya dan seberapa cepat arsipnya bertambah. Ukur ruangannya dulu, hitung pertumbuhan arsip setahun terakhir, baru bandingkan harganya.
