Alat kantor jarang rusak mendadak. Hampir selalu ada tanda yang muncul lebih dulu: bunyi yang berubah, hasil yang mulai miring, atau tuas yang terasa lebih berat. Tanda itu diabaikan sampai alatnya benar-benar berhenti bekerja. Perawatan alat kantor sebagian besar hanya soal memperhatikan tanda-tanda kecil itu, ditambah beberapa kebiasaan yang tidak sampai memakan lima menit seminggu.
Tiga Hal yang Berlaku untuk Semua Alat
Debu adalah musuh yang paling diremehkan. Ia menempel di bagian yang bergerak, bercampur dengan minyak pelumas, lalu berubah jadi lapisan lengket yang menghambat. Menyeka alat dengan kain kering seminggu sekali sudah mencegah sebagian besar masalah ini.
Jangan pernah memakai alat melebihi kapasitasnya. Angka yang tertulis di kemasan bukan tantangan. Perforator yang dipaksa melubangi tiga puluh lembar padahal kemampuannya sepuluh akan tumpul jauh lebih cepat, dan biaya penggantiannya lebih besar daripada waktu yang dihemat.
Simpan di tempat yang tidak lembap. Bagian logam pada stapler, perforator, dan mekanisme ordner berkarat kalau disimpan di ruangan lembap atau dekat jendela yang sering bocor. Karat pada pegas adalah penyebab umum stapler yang tiba-tiba tidak mau menekan lagi.
Stapler dan Perforator
Keduanya alat mekanis sederhana, dan keduanya rusak karena sebab yang mirip.
- Pakai isi staples yang sesuai ukurannya. Memaksakan isi yang tidak cocok adalah penyebab macet paling sering, dan staples yang bengkok di dalam bisa menggores jalur pendorongnya. Ukuran yang tepat untuk tiap jenis stapler dijelaskan di ulasan cara menggunakan stapler.
- Keluarkan sisa staples sebelum disimpan lama. Staples yang ditinggal di dalam selama berbulan-bulan bisa berkarat dan menempel pada jalurnya.
- Bersihkan sisa kertas di wadah perforator. Bulatan kertas yang menumpuk sampai penuh akan menahan gerakan pisau dan membuat lubangnya tidak rapi. Bagian ini cukup dibuang sebulan sekali. Penjelasan tentang alatnya ada di ulasan perforator.
- Beri sedikit pelumas pada engselnya setahun sekali. Cukup satu tetes minyak mesin jahit, lalu lap kelebihannya. Terlalu banyak justru mengumpulkan debu.
Numerator dan Stempel
Alat bertinta punya satu penyakit yang sama: tinta yang mengering di tempat yang salah. Pada numerator, tinta yang mengering di sela-sela angka membuat cetakan angkanya tidak penuh, dan angka yang sebagian hilang pada nomor kuitansi bisa jadi masalah tersendiri.
Perawatannya sederhana. Bersihkan permukaan angka dengan kain lembap setiap kali selesai dipakai dalam jumlah banyak, jangan biarkan bantalan tinta kering total, dan simpan dalam posisi tidak menempel pada permukaan apa pun. Untuk stempel karet biasa, hindari menyimpannya menghadap ke bawah di atas meja, karena karetnya lama-lama berubah bentuk.
Mesin Laminating
Ini alat yang paling sering rusak karena ketidaksabaran. Dua kesalahan menyebabkan sebagian besar kerusakannya.
Yang pertama, memasukkan dokumen sebelum mesin benar-benar panas. Hasilnya bergelombang, dan lebih buruk lagi, plastik yang belum meleleh sempurna bisa menempel di rol dan menumpuk di sana. Lampu indikator siap biasanya menyala lebih cepat daripada mesin benar-benar siap, jadi menunggu satu dua menit tambahan itu sepadan.
Yang kedua, memasukkan plastik laminating tanpa dokumen di dalamnya, atau plastik yang ukurannya lebih kecil daripada dokumennya. Keduanya membuat lem meleleh langsung ke rol. Kalau ini terjadi, bersihkan segera selagi mesin masih hangat dengan kain katun, karena setelah dingin lem itu jauh lebih sulit diangkat. Jenis-jenis mesin dan cara kerjanya dibahas di ulasan mesin laminating.
Kebiasaan terakhir yang membantu: matikan mesin dan cabut steker setelah selesai. Membiarkannya panas sepanjang hari kerja mempercepat rusaknya elemen pemanas dan sama sekali tidak menghemat waktu.
Mesin Fotokopi dan Printer
Untuk alat yang harganya paling mahal di ruangan, perawatannya justru paling banyak bergantung pada hal sepele: kertas.
Kertas yang lembap adalah penyebab utama macet. Simpan rim kertas dalam bungkusnya sampai akan dipakai, jangan ditumpuk di lantai, dan hindari menyimpannya persis di bawah pendingin ruangan. Kertas yang sudah bergelombang tepinya sebaiknya tidak dipaksakan masuk.
Kalau kertas macet, tarik ke arah jalannya kertas, jangan berlawanan, dan tarik pelan-pelan agar tidak ada sobekan yang tertinggal di dalam. Potongan kertas kecil yang tertinggal adalah penyebab macet berulang yang sering dikira kerusakan mesin. Cara kerja mesinnya dijelaskan di ulasan mesin fotokopi.
Selain itu, biarkan mesin menyala pada jam kerja daripada dimatikan dan dinyalakan berulang kali. Siklus pemanasan yang terlalu sering justru lebih membebani dibanding membiarkannya dalam mode siaga.
Jadwal Perawatan yang Realistis
Jadwal yang terlalu rinci tidak pernah dijalankan. Yang berikut ini cukup longgar untuk benar-benar dikerjakan:
- Setiap minggu. Lap alat di meja dengan kain kering. Buang sisa kertas dari perforator bila sudah penuh.
- Setiap bulan. Periksa bantalan tinta stempel dan numerator. Cek apakah ada bagian logam yang mulai berkarat.
- Setiap enam bulan. Beri pelumas pada engsel stapler dan perforator. Bersihkan rol mesin laminating.
- Setiap tahun. Periksa alat yang jarang dipakai. Alat yang menganggur setahun penuh sering rusak justru karena tidak pernah digerakkan.
FAQ
Apakah alat kantor perlu diberi pelumas?
Hanya bagian yang bergerak seperti engsel stapler dan perforator, dan hanya sedikit. Jangan memberi pelumas pada rol mesin laminating atau bagian dalam mesin fotokopi, karena di sana pelumas justru menempelkan debu dan merusak hasil.
Kenapa hasil laminating bergelombang?
Paling sering karena mesin belum cukup panas saat dokumen dimasukkan. Bisa juga karena kecepatan mesin diatur terlalu tinggi untuk ketebalan plastik yang dipakai, atau plastiknya lebih tebal daripada yang disarankan untuk mesin itu.
Lebih baik memperbaiki atau mengganti alat yang rusak?
Untuk alat mekanis kecil seperti stapler dan perforator, mengganti biasanya lebih murah daripada memperbaiki. Untuk mesin laminating dan fotokopi, perbaikan hampir selalu lebih masuk akal, apalagi bila kerusakannya pada bagian yang memang bisa diganti seperti rol atau elemen pemanas.
Kesimpulan
Merawat alat kantor tidak menuntut keahlian teknis. Yang dibutuhkan hanya tiga kebiasaan: membersihkan debu secara rutin, tidak memakai alat melebihi kapasitasnya, dan menanggapi tanda-tanda kecil sebelum berubah jadi kerusakan. Alat yang dirawat begini biasanya bertahan bertahun-tahun lebih lama daripada yang dipakai sampai berhenti sendiri, dan itu selisih biaya yang nyata untuk kantor mana pun.
